デジタルを活用した取組の全体概要

• 従来，先着順の販売方法でお客様にご迷惑をかけていた。お客様目線で行政サービスを見直し、事前予約制度に変更した。その際、Web申請・AI-OCR・RPAなどのデジタルツールを活用し、お客様・販売店・市役所職員等、業務に関わるすべての人のプロセスを変革し、サービスの価値を高めることができた。

実施に至る経緯・動機

• 販売開始時刻前から長蛇の列ができ、感染症対策ができず迷惑をかけていた。
• 販売店に身分確認を依頼したため混乱が起きた。
• 販売管理が紙台帳のため重複購入を防止できなかった。
• 販売数集計が手作業のため勤務時間が深夜に及んでいた。

解決する課題の具体的内容

• 長蛇の列を解消するため事前予約制度に販売方法を見直した。
• 事前予約申し込みは、紙媒体とWebフォームの2種類
• 紙媒体はAI-OCRを活用してデジタル化
• Web申請はスマートフォンから24時間どこからでも予約可能
• 身分確認はRPAを活用して住基情報と自動突合
• 予約情報はkintoneで一元管理することで販売管理ＤＢを構築
• 販売店はiPadから販売データを登録、自動集計で時間外勤務の削減
• 購入引換ハガキを発行することで購入期間内にゆっくり購入可能
• 自宅近くの販売店舗を指定することで三密を回避するコロナ感染症対策
• 印刷物で配布していた商品券の使えるお店リストのペーパーレス化

デジタルを活用した取組による成果

本取組の特徴的な点やデジタルの活用において工夫した点

住民

• 24時間どこからでもWeb予約可能
• 販売店に並ぶ必要がなくコロナ感染リスク対策に繋がった
• 公式LINEを活用しスマートフォンからほーらしゃ券が利用できるお店を簡単に検索できるようになった
• 高齢者等の情報弱者にも対応するための紙申請を併用しAI-OCRを活用

販売店

• リアルタイムに事前予約の内容をチェックできるようになった
  身分確認などを販売店で行う必要がなく購入はがき記載の予約番号で確認
• iPadから予約情報をDBで確認し販売冊数と購入日のみを登録

職員

• RPAによりデータ突合を自動化し時間外勤務の大幅削減
• 申請内容がデータ化されているため問合せ対応時間の削減
• 削減できた時間で他業務に時間を割くことができた