デジタルを活用した取組の全体概要

町と自治会長の情報伝達専用としてグループ設定等を行ったデジタルツール「いちのいち」の導入とタブレットの貸与により、従来の紙媒体による個別伝達から、ペーパーレス化と情報共有の効率化を図る取組。

実施に至る経緯・動機

紙媒体で行われる事務連絡や照会回答に関し、送る側と受け取る側の双方において、印刷・封入・記入・発送・とりまとめなどの作業が効率的でないとの実感から、自治会長連絡協議会からの要望もあり、希望する自治会から情報伝達のデジタル化を目指すこととして令和3年度より導入準備を開始した。

解決する課題の具体的内容

町と自治会長との間において、会議の開催案内と出欠連絡、自治会の加入世帯数の照会といった多くの単純なやり取りをも用紙記入と郵送により行っていることに関し、デジタルツールにより発信作業の簡素化、情報伝達の迅速化、ペーパーレス化、とりまとめの容易化を実現する。

デジタルを活用した取組による成果

• 現在、本格導入への準備中により、具体的な成果はないが、次の効果を想定している。
  • 通知に係る用紙と印刷代、発送料及び返信用切手代（年間67,200円）、アナログ的作業に係る人件費（年間72,000円）といった経費が削減できる。
  • 郵送に頼らないことで即日の伝達と回答が可能となり、不要となる発送作業を含め、とりまとめまでの所要期間が短縮（平均7日→最短1日）でき、各事務の遂行スピードが上がる。

本取組の特徴的な点やデジタルの活用において工夫した点

• 令和3年度における全自治会長26名中、22名は携帯電話又はパソコンを使用しており、その同数の者がWordやExcelデータの活用ができる状況である。
• 平均年齢が68.7歳であり、デジタル化には否定的な自治会長もいる中で、従来の紙媒体による情報伝達も選択肢として残しつつ、まずは希望者からタブレットとデジタルツールの使用を進めることとしている。
• デジタルツールの操作方法については、説明会を開催するほか、タブレットの操作方法や貸与に関するガイドラインについて、継続的なサポートを行う予定である。

成果をあげるためのポイント

町と自治会長との間において、会議の開催案内と出欠連絡、自治会の加入世帯数の照会といった多くの単純なやり取りをも用紙記入と郵送により行っていることに関し、デジタルツールにより発信作業の簡素化、情報伝達の迅速化、ペーパーレス化、とりまとめの容易化を実現した。また、通知に係る用紙と印刷代、発送料及び返信用切手代、アナログ的作業に係る人件費といった経費が削減できた。
その上、郵送に頼らないことで即日の伝達と回答が可能となり、不要となる発送作業を含め、とりまとめまでの所要期間が短縮（平均７日→最短１日）でき、各事務の遂行スピードが上がった。

デジタル化を実施するにあたり、苦労した点と対応方法

町と自治会長の情報伝達専用としてグループ設定等を行ったデジタルツール「いちのいち」の導入とタブレットの貸与により、従来の紙媒体による個別伝達から、ペーパーレス化と情報共有の効率化を図る取り組みを行うにあたり、AppleIDを登録作業やタブレットへのアプリのセットアップ作業など、技術的な作業が大変であった。
また、セットアップ作業完了後は、自治会長への説明会の開催など「いちのいち」の運用を行うまでの一連の作業が大変であった。

今後DX化に取り組む自治体等へのアドバイス

DX化に向けたシステムの導入を検討するにあたり、今後どのようにDX化を進めていきたいのか決まっていない場合には、まずは無償の実証実験などを行うことをおすすめする。そして、実証実験において費用対効果が見込めると判断した場合には、導入すべきかと考える。また、デジタル田園国家都市構想交付金など、利用できる補助金を最大限利用することで、イニシャルコストを下げることも可能なため、利用できる補助金について下調べが必要であると考える。